Como usar melhor o Office 2007

Quando a Microsoft lançou o Office 2007, há um ano, muitos usuários receberam bem as múltiplas mudanças e melhorias que a empresa introduziu. A mudança mais significativa no Office 2007 foi a introdução da ribbon ou faixa para substituir a barra de ferramentas que se localiza no topo da janela dos programas Word, Excel, Access e PowerPoint. Mas controlar essa faixa tornou-se o maior desafio para os usuários.



Porém, o novo Office também possui algumas capacidades pouco conhecidas e que são fáceis de deixar passar. As seguintes nove dicas para usar o suíte mais efetivamente se estende ao núcleo dos aplicativos do Office e funcionam em todos os sabores das ferramentas de produtividade da Microsoft. Embora esses truques não causem o mesmo impacto que a ribbon ou a interface do usuário, eles podem definitivamente ajudá-lo a melhorar a produtividade.

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Evite problemas de compatibilidade
(Funciona no Word, Excel e PowerPoint)

Embora o Office 2007 esteja em voga por quase um ano, muitos escritórios ainda precisam começar a utilizá-lo. E se você está colaborando com pessoas que acreditam apenas na versão antiga da suíte, você não estará preparado para compartilhar documentos, já que versões antigas do Office não conseguem abrir arquivos do Office 2007. Felizmente você mandar o Office 2007 salvar os arquivos no formato Office 2003.

O processo é similar em todas as aplicações do Office. Primeiro clique no logo do Office que aparece no canto superior esquerdo. No menu escolha Opções. Uma janela surgirá com opções que você pode configurar. Na lista a esquerda, selecione o grupo Salvar. Procure a opção Salvar Arquivos neste formato; é aqui onde você pode escolher pelo formato antigo do Office 2003 para sua aplicação. Clique OK para confirmar sua mudança.

Você também tem uma solução se estiver do outro lado – em outras palavras, se você tem o Windows XP ou o Office 2003 e você quer abrir um documento criado em uma aplicação Office 2007. Você pode fazer o download do Pacote Gratuito da Microsoft de Compatibilidade do Office, que dará a você a habilidade ao seu antigo Office de abrir novos formatos de arquivos.

Salve um arquivo como PDF
(Funciona em: Word, Excel, Access, PowerPoint e Visio)

A possibilidade de salvar documentos do Office 2007 em formato PDF é muito útil já que muitos usuários utilizem esse formato portátil para distribuir seus arquivos. Porém esta ferramenta precisa ser ativada para que funcione. Você pode incluir o Salvar Como PDF em todas as suas aplicações do Office 2007 com um simples download no site da Microsoft.

Uma vez instalada a opção Salvar Como PDF, você a encontrará no menu do Office. Para testar, clique no logo do Office na janela da aplicação que estiver usando, e então escolha o comando Salvar Como, PDF ou XPS.

Desligue a barra
(Funciona em: Word, Excel, Access e PowerPoint)

A faixa ou ribbon do Office 2007, que agrupa funções em abas diferentes, está repleta de características úteis. Porém é grande e ocupa muito espaço. Felizmente você pode temporariamente desativá-la quando precisar de espaço (por exemplo, quando você precisa trabalhar em um extenso documento no Word ou em um pacote de dados do Access). Apenas dê um duplo-clique em um dos títulos das abas que aparecem no topo da barra para transforma-la em uma única linha que mostrará apenas os nomes das abas. Clique novamente duas vezes no título da aba para fazer a barra reaparecer.

Você ainda pode trabalhar com a barra enquanto a mesma está desativada. Se você der um único clique no título da aba, a barra irá aparecer rapidamente, mas tempo suficiente para que você clique em um botão, que depois irá desaparecer. Se você prefere usar comandos no teclado, você pode pressionar a tecla , para fazer a barra surgir temporariamente, e então pressione a letra para a aba e comando que queira ativar. (Por exemplo, no Word você pode pressionar < R> para a aba de review e então para usar o dicionário.) Uma vez que tenha escolhido um comando, a barra irá desaparecer novamente.